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Como el uso del formato PDF cambió la distribución de documentos

Los archivos de formato de documento portable, mejor conocidos como archivos PDF por sus siglas en inglés (Portable Document Format) fueron creados en 1993 por Adobe. Su eso se extendió por todo el mundo y su uso fue tanto que se estandarizó bajo el ISO 32000.

¿Por qué su popularidad?

El PDF se convirtió en el medio popular para compartir documentos por diversas razones. Principalmente por conservar la apariencia original, si compartes un archivo de Word. Si no tienes Microsoft Word con la versión en la que fue creada el documento o mas reciente, es probable que el contenido del documento no se vea exactamente igual. Con PDF no pasa esto, es como una impresión digital que puedes abrir en un lector de PDF y veras el documento exactamente igual a como el autor quiso.

Hoy en dia gracias a los medios de almacenamiento y velocidad de Internet ignoramos el tamaño de los archivos que descargamos. Pero hace años se compartía documentos en formato PDF principalmente por ocupar menor tamaño que otros formatos.

También con la llegada de los dispositivos móviles, todos ofrecían programas (no necesariamente instalados por defecto) para abrir archivos en formato PDF mientras que no existía soporte para archivos de Office o similares. En conjunto a esta posibilidad de abrirlo en cualquier dispositivo y su ligero tamaño, su uso se esparció por todo el mundo.

El firmado de archivos PDF

Una de los principales uso y ventajas de usar archivos con este formato, es poder utilizar firmas digitales para autenticar documentos. Estas firmas permiten autenticar un documento al insertar un código criptográfico que nos indica que el autor es quien dice ser.

Adicionalmente, se puede firmar el contenido del documento garantizando que el contenido del documento que estamos viendo, es el contenido original creado por el autor. Si una persona llegara a modificar el texto o una imagen, la comprobación de la firma fallará y sabremos que la información es invalida. En otras palabras, las firmas digitales nos dan seguridad sobre los documentos.

Herramienta para firmar PDF con firmas digitales

Hoy en dia lo mas normal es usar herramientas en la nube. Simplemente desde cualquier navegador desde cualquier dispositivo podremos acceder a la aplicación y trabajar desde cualquier parte del mundo. Puedes trabajar una parte en tu casa, luego en la oficina y mas tarde en tu teléfono.

La mejor herramienta de la nube para gestionar archivos PDF es SmallPDF, es una aplicación que puedes abrir directamente del navegador y acceder a un conjunto de utilidades para realizar todas las operaciones normales con PDFs: crearlos, unirlos, reducir el tamaño, entre otros. Sin embargo, en esta entrada te voy a comentar de eSign: la solución de SmallPDF para firmar documentos PDF.

Esta herramienta te permite gestionar en un módulo todas nuestras firmas digitales. Inclusive podemos añadir firmas de terceros, muy útil en el ambiente corporativo. Podemos registrar nuestras firmas y agregarla a documentos donde exigen firmas. Por ejemplo, muchos contratos, documentos del gobierno o embajadas, suelen pedir que se firmen para garantizar que el documento es nuestro y estamos de acuerdo con el contenido.

Gestion de firmas con SmallPDF
Gestión de firmas con SmallPDF

¿Que diferencia tiene con pegar una imagen? La idea de usar un gestor de firmas es que puedas colocar tu firma digital sin ruido, imperfecciones y problemas que pueden ocurrir si escaneas tu firma en papel. Ademas, junto a tu firma, se anexa información de tu identidad y de esa forma los receptores del archivo PDF, pueden verificar tu identidad con la firma y constatar que eres tu. Cosa que tiene validez legal en muchos países.

Si quieres entrar a este mundo de las firmas digitales, te recomiendo usar un software como eSign. De esa forma puedes administrar tus identidades y firmar los documentos PDF.

Publicado en las categoría(s):InformáticaPlanetas

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